MODULO DE RELACIONES
Objetivo del Módulo formativo:
Trabajar, coordinar y participar en grupos de trabajo.
Selección del tipo de contenido organizador: los procedimientos.
Identificador y ordenación de las Unidades de Trabajo (UT):
BIBLIOGRAFIA
fuente: EXTRACCION DEL MODULO DE RELACIONES EN EL EQUIPO DE TRABAJO
AQUI SE ENCONTRARA:
U.T.1 La comunicación en la empresa.
La comunicación en la empresa.
Objetivo de la Unidad de Trabajo:
Reconocer la importancia de la comunicación en la empresa. Representar un modelo del proceso de
comunicación. Clasificar las etapas del proceso de comunicación y sus elementos. Valorar la función de
cada elemento y prevenir las barreras que afectan la información.
LA COMUNICACION
La comunicación en el trabajo es un componente esencial e independiente del tipo de actividad. Se basa en la circulación de información y permite que se desarrollen
las relaciones en el interior de las empresas.
Una buena comunicación ordena el funcionamiento en las empresas, además favorece el desempeño en cada puesto de trabajo.
Ningún grupo puede existir sin la comunicación, esto es, la transferencia de significados entre sus miembros. Sólo mediante la transferencia de significados de una persona a otra puede difundirse la información y las ideas. La comunicación sin embargo, es más que simplemente un significado compartido, también debe ser entendido. Por tanto, la comunicación debe incluir tanto la transferencia como
el entendimiento sel significado.
Los mensajes que se intercambian en la organización, puede transmitirse a través de canales interpesonales o de medios de comunicación como memorandum, circulares,
boletines o revistas, cartelera de avisos y manuales, así como programas audiovisuales, circuitos internos de televisión, sistemas computarizados, sonido ambientales o el uso de medios de comunicación masiva, para llegar a numerosos públicos externos (Fernández Collado,1998).
Comunicar etimológicamente se refiere a compartir o intercambiar. Se trata de un proceso de interacción o transacción entre dos o más elementos de un sistema.
Las siguientes son definiciones de carácter general de lo que llamamos comunicación: “es un proceso de transmisión de estructuras entre las partes de un sistema que
son identificables en el tiempo o en el espacio”. “Es el mecanismo por medio del cual existen y se desarrollan las relaciones humanas, es decir, todos los símbolos de
la mente junto con los medios para instituirlos a través del espacio y presentarlos en el tiempo”
La comunicación es parte integrante de la empresa y
según como se establezca será el resultado del modelo
de organización.
NIVELES DE LA COMUNICACION.
El proceso de comunicación se desarrolla en un determinado ámbito, donde
las partes están organizadas y son interdependientes.
Se pueden distinguir los siguientes niveles:
- Nivel macrosocial. Podemos abordar a la cultura
como un fenómeno de comunicación. En una sociedad los productos culturales son difundidos o transmitidos por canales culturales con sistemas de códigos
definidos., tanto en una estructura social determinada,como entre sociedades, actualmente o en el futuro.
Este nivel es conocido también como nivel cultural.
- Nivel microsocial. En este caso se incluyen los pequeños grupos sociales, instituciones y organizaciones,y las comunicaciones intrapersonales.
- Organizaciones. Las organizaciones poseen una estructura y realizan sus funciones a través de los nexos y redes de comunicación que se establecen entre los
elementos de la organización. La estructrua jerárquica implica el flujo de información en determinado sentido, en tiempo limitado y con contenidos específicos.
- Pequeños grupos. En los grupos hay mecanismos de comunicación que establecen nexos diferenciales entre sus miembros. Según sea la comunicación, esta puede determinar las posiciones de liderazgos o poder del grupo. La comunicación es interpersonal.
- Intrapersonal. Es un modelo carente de interés para la psicología social, se trata de las comunicaciones internas del sujeto.
Cada comunicación se puede analizar desde el nivel cultural,
organizacional o interpersonal (o de grupo), en el
caso de esta unidad de trabajo interesa esencialmente la
comunicación dentro del nivel organizacional, es decir en
la empresa.
FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN
La comunicación tiene cuatro funciones esenciales dentro de una empresa u organización:
- Control. Actúa para controlar el comportamiento de los miembros en varias formas. Las organizaciones tienen jerarquías de autoridad y lineamientos formales
que requieren el comportamiento por parte de los empleados.
- Motivación. La comunicación fomenta la motivación al dejar en claro las actividades requeridas en cada puesto de trabajo. La definición de metas, la información sobre el avance hacia las metas y el reforzamiento del comportamiento deseado, estimula la motivación.
Para ello es indispensable la comunicación.
- Expresión emocional. La comunicación es vital dentro del grupo, a través de ella se muestran las frustraciones y los sentimientos de satisfacción.
- Información. La comunicación suministra información que se requieren para tomar decisiones, así como transmiten datos y permiten la evaluación de alternativas.
MODELO DE COMUNICACION
La comunicación se desarrolla entre un emisor y un receptor.
La comunicación puede ser unidireccional, en una única dirección, o puede producir la respuesta del receptor.
El emisor elabora una idea a transmitir, que constituye el mensaje que desea enviar al receptor, para poder transmitirlo debe utilizar un determinado código. La codificación
utilizada debe ser conocida por el receptor (debe ser comprendido).
Por tanto, el emisor es quién inicia la comunicación, se lo conoce también como fuente del mensaje. El emisor tiene una información, necesidad o deseo, así como un propósito
para comunicarlo a una o varias personas.
El mensaje es la información codificada que el emisor envía al receptor. Nuestro mensaje se ve afectado por el código o grupo de símbolos que se utilizan para transmitir el significado.
El receptor es la persona que, por medio de sus sentidos, recibe el mensaje del emisor. Para su interpretación debe manejar el mismo código utilizado por el emisor.
Por tanto, emisor y receptor deben tener la capacidad de razonar los conocimientos, actitudes y los antecedentes culturales que influyen en la capacidad de recepción y
emisión.
Así el modelo de comunicación tiene siete partes:
- Fuente de la comunicación. El emisor.
- Codificación. Convierte el mensaje en forma simbólica.
- Mensaje. El mensaje es lo que se comunica.
- Canal. El canal es el medio a través del cual viaja el
mensaje.
- Decodificación. Consiste en traducir el mensaje de
comunicación del emisor.
- Receptor. El que percibe el mensaje.
- Retroalimentación. La retroalimentación constituye
el eslabón final en el proceso de comunicación, deterrmina si se ha logrado comprender el mensaje.
El ruido es todo aquello que confunde, altera o interfiere el proceso de comunicación.
El ruido constituye una barrera en la comunicación. Estas interferencias que aparecen dentro de las empresas pueden tener varias causas: personales, físicas y semánticas.
- Personal. Las barreras personales son las que se derivan de las emociones humanas, de malos hábitos de escucha y de la personalidad de los participantes
(sistema de valores). Para solucionar las barreras personales se recomienda que la comunicación se establezca en las cercanías del emisor y el receptor, y son
preferibles las comunicaciones horizontales a las verticales.
- Físicas. Las barreras físicas son las interferencias que se producen en el ambiente donde las comunicaciones tienen lugar. La manera de eliminarlas o superarlas
es tratando de controlar el entorno físico donde se produce la comunicación.
- Semánticas. Las barreras semánticas se derivan de la interpretación incorrecta del significado, producto de falta de manejo de los códigos utilizados. Esta barrera
es un aspecto esencial en la comunicación interpersonal, y conviene estar pendiente de ella y evaluarlas de forma detallada, para evitar fallos en la comunicación. Para superar los fallos se utiliza la retroalimentación que confirma la recepción del mensaje.
REDES DE COMUNICACION
La circulación de la información en una empresa se pude realizar de diferentes formas. Se denominan redes de comunicación a la organización de los canales por los
que fluye la información.
En una empresa la comunicación puede combinar diferentes direcciones: ascendente, descendente o lateral.
- Descendente. La comunicación fluye de un nivel de
organización o grupo a un nivel inferior en la organización.
- Ascendente. La comunicación fluye a un nivel superior,
generalmente se la usa para tener retroalimentación
- Lateral. Tiene lugar entre miembros del grupo de trabajo o entre miembros a un mismo nivel.
Las redes pueden ser formales o informales.
Las redes formales son las establecidas por la empresa con el objeto de hacer llegar la información necesaria, en el momento preciso y a la persona justa. Estas redes respetan
la jerarquía empresarial. Sus flujos son regulares, estables y previsibles.
Las redes formales pueden desarrollarse según diferentes tipos:
- Red en cadena. Las comunicaciones se establecen con el miembro más próximo, ningún miembro está aislado, la persona que está en el centro es la mejor
informada.
- Red en estrella. El individuo del centro puede comunicarse con todos, resulta eficaz para tareas simples, el individuo del centro es el que tiene un lugar privilegiado, para los demás a sensación es de frustración.
- Red en Y. Combina los tipos anteriores. Es efectiva para acciones complejas divididas en acciones más simples. Los miembros lejanos se sienten frustrados.
- Red en círculo. No hay comunicaciones transversales, ningún miembro se siente aislado. La información se puede deformar o perder. La transmisión es lenta.
- Red de vías múltiples. Todos los miembros se comunican, da gran satisfacción y alto sentimiento de participación.
Puede ocasionar pérdida de tiempo y falta de coordinación.
Las redes informales surgen espontáneamente de las relaciones entre las personas, se producen por afinidad o por necesidad personal. Permite satisfacer las necesidades
sociales de las personas. Estas redes aumentan el interés de los empleados, los mantiene informados y les ayuda a crecer y desenvolverse mejor en el ambiente laboral.
Mejoran la comunicación en la empresa al crear canales alternativos, normalmente más rápidos y eficaces que los formales.
Las redes de comunicación informal puede presentar las siguientes tipologías:
- La cadena en línea. La información se inicia en un
punto y es transmitida hasta la última persona posible.
- La cadena reticular. Algunas personas reciben la información
y no la transmiten cortándo la comunicación.
- La cadena casual. La información se transmite sin
orden, y puede llegar a todos o no (puede depender
de la relación entre trabajadores y de la importancia
que le den a la información)
- El rumor. Una persona se encarga de comunicar a
todos los que lo rodean.
Los efectos de las redes informales pueden ser positivos
o negativos.
Los efectos positivos surgen de la posibilidad de que los trabajadores organicen actividades extralaborales que constituyan un factor de integración. Surgen sentimientos de solidaridad y colaboración que crean un ambiente
laboral más agradable y beneficioso para la empresa.
Entre los efectos negativos se tienen: la interpretación subjetiva del emisor, las malas interpretaciones de la información por desconocimiento de la fuente, las
distorsiones producidas por las sucesivas transmisiones, la difusión de chismes sobre la organización o uno de sus miembros, y la extensión de rumores.
El rumor tiene tres características principales: no está controlado por la administración de la empresa, la mayoría de los empleados creen que es más confiable que las comunicaciones formales, y se lo utiliza para servir los intereses personales de algunos de los miembros. Habitualmente tiene cuatro propósitos: estructuran y reducen la ansiedad; dan sentido a la información limitada o fragmentada;
sirven de vehículo para organizar a los miembros del grupo, y para señar el status del remitente..
UNIDAD DE TRABAJO - Tipos de comunicación y etapas del proceso.
Objetivo de la Unidad de Trabajo:
Identificar los flujos de información en el interior de las organizaciones. Analizar y valorar la comunicación interna.
Usas estrategias para lograr una comunicación eficaz en el trabajo. Seleccionar soportes adecuados para transmitir
distintos tipos de información. Analizar la función de la comunicación oral, escrita y no verbal.
LA COMUNICACION EN LA EMPRESA
Las comunicaciones en la empresa son de dos tipos: la externa y la interna. La comunicación externa incluye todo el intercambio de información entre la empresa y el público externo a ella, mientras que la interna se refiere a la
comunicación entre los miembros de la misma. La comunicación externa es estudiada, en especial, por el marketing.
La comunicación interna en una empresa es la comunicaciónn dirigida al trabajador. Nace como repuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a
su equipo humano y retener a los mejores en el entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido.
La comunicación interna en la empresa es, entonces, el conjunto de procesos que permiten el intercambio de información entre los miembros de la empresa. Esta comunicación surge desde la dirección o de los niveles
operativos y permite a sus integrantes tener conocimiento de los temas que les pueden afectar.
Toda organización tiene objetivos económicos y sociales, la comunicación interna viene dada, en gran medida, por la necesidad de conseguir este doble objetivo.
En este marco, la comunicación interna persigue tres fines en relación al personal:
- Informar sobre aspectos organizacionales, sobre los resultados y sobre la vida misma de la empresa.
- Formar al personal para mantener su competencia e incorporar al nuevo trabajador.
- Motivar a los empleados para que se sientan valorados y asuman como propios los objetivos de la empresa.
Para los dirigentes la comunicación interna permite sensibilizar al personal, fomentar el espíritu de equipo y establecer un clima de confianza.
Para los trabajadores les permite sentirse reconocidos en el trabajo, obtener información sobre el desarrollo de la empresa y participar enla toma de decisiones.
Según el contenido de la información interna, ésta puede ser operacional, comunica mensajes relativos al trabajo,o motivacional que persiguen un objetivo orientado al sentimiento de pertenencia a la empresa y al buen clima de trabajo.
DIRECCION DE LA COMUNICACIÓN
La comunicación puede fluir vertical u horizontalmente.
La primera puede ser en dirección ascendente o descendente.
La comunicación descendente es la que fluye de un nivel del grupo u organización hacia el nivel más bajo es una comunicación descendente. Es el caso típico de los
gerentes comunicándose con los subordinados. La utilizan
los líderes de grupo y gerentes para fijar metas, proporcionar instrucciones, informar a subordinados sobre las polítics y procedimientos, señalar problemas que
necesitan atención y ofrecer retroalimentación acerca del desempeño. Esta comunicación no tiene que ser exclusivamente oral o cara a cara, al enviar una carta al hogar
